Incontro con i Direttori delle Cancellerie civili del 10 luglio 2020. Organizzazione degli accessi

Venerdì 10 luglio u.s., si è svolto un incontro tra  il Presidente Antonio De Mauro, i consiglieri Sergio Limongelli, Maurizio Valentini, Andrea Lanzilao e Simona Guido, con il Dirigente del Tribunale civile Alessandra Scrimitore, e i direttori delle sezioni civili del Tribunale e del Giudice di Pace di Lecce,  Virginia Verri, Paola De Pascalis, Vita Lisi, Giulio Mele, Giuseppe De Simone.

L’incontro è stato organizzato per fare il punto della situazione relativa agli accessi al Tribunale civile e all’Ufficio del Giudice di pace, allo scopo di esaminare le criticità segnalate dall’avvocatura in ordine alle nuove modalità con le quali tale accesso ai palazzi, ma ancor di più ai servizi che in quelli si erogano, è stato disciplinato.
Sono state evidenziate le esigenze di garantire il rispetto delle misure di carattere sanitario e di tutela del diritto alla salute degli operatori e degli avvocati, con la consapevolezza della necessità di adottare ogni cautela nella individuazione delle misure di cui si discute. Allo stesso tempo, è stata rappresentata la volontà di predisporre tutto quanto ritenuto utile ad assicurare l’efficienza dei servizi di cancelleria, in considerazione dell’imminente ritorno ad un flusso normale delle udienze, con il conseguente aumento delle presenze e con l’esigenza degli avvocati di un accesso ordinario ed ordinato alle cancellerie.
E’ stata ribadita la volontà di acquisire e mantenere, da parte di tutti, comportamenti virtuosi, nel rispetto delle esigenze di ogni categoria, continuando ad utilizzare strumenti e prassi che, pur con le difficoltà del periodo e della novità, abbiano dato risultati significativamente positivi.
La collaborazione tra avvocati, magistrati e personale di cancelleria deve proseguire con un monitoraggio quotidiano sulla efficienza delle misure adottate, allo scopo di intervenire, anche a seguito di segnalazioni, per apportare modifiche o aggiustamenti che si dovessero ritenere opportuni.
Tanto ovviamente senza prescindere dalle difficoltà conseguenti alla carenza del personale di cancelleria, determinata dalla mancanza di nuove assunzioni e di sostituzione del personale non più presente, ed anche dalle misure organizzative in tema di lavoro pubblico, adottate a livello nazionale, pur nella quasi totale assenza, nel Tribunale di Lecce, di personale in smart working. E considerando anche l’aumento di attività di cancelleria determinata dai depositi di atti per le udienze a trattazione scritta, tuttora previste nel mese di luglio.

Sistema di prenotazioni
Rimane il sistema di appuntamenti tramite prenotazioni che offre agli avvocati la possibilità di ottimizzare il proprio tempo, evitando più accessi in Cancelleria ed il rischio di affrontare lunghe attese. Consente altresì al personale di cancelleria di poter gestire il lavoro in back office, con maggiore ordine e miglior utilizzo del tempo lavorativo. Saranno ridotti i tempi tra un appuntamento e l’altro, anche in considerazione del carico di lavoro di ciascuna cancelleria e dei tempi presumibilmente occorrenti per ciascun adempimento.

Front-Office
Il sistema di prenotazione viene garantito attraverso le postazioni di Front-Office collocate su ogni piano del Tribunale di via Brenta, che provvederanno a) ad erogare i servizi già prenotati; b) a fornire informazioni rapide; c) accettare richieste -anche senza prenotazione- quando relative ad affari ad imminente scadenza (non compatibile coi tempi delle prenotazioni telematiche); d) ad accettare il deposito di richieste di natura varia, che saranno lavorate -nei tempi richiesti dalla pratica- successivamente dalla cancelleria competente cui saranno trasmesse.

L’accesso ai Front Office delle cancellerie è comunque consentito per ogni esigenza, anche di carattere estemporaneo e comunque non programmabile per tempo.
Le stanze del personale non sono aperte al pubblico. Eventuali esigenze eccezionali di colloquio con altro personale di cancelleria dovranno essere rappresentate – ove non oggetto di prenotazione o di contatto via pec/mail - al personale in servizio presso i front-office.
Qualora fosse ritenuto necessario, si provvederà ad aumentare le postazioni per gli uffici che presentano maggiori afflussi.

Utilizzo posta elettronica
Gli indirizzi di PEC e Posta Elettronica Ordinaria, reperibili sul sito del Tribunale di Lecce (www.tribunale.lecce.giustizia.it) potranno e dovranno continuare ad essere utilizzati per rappresentare esigenze particolari, come l’inadeguatezza dei tempi delle prenotazioni nei casi di oggettiva urgenza, la necessità di accorpare appuntamenti nel medesimo giorno, ed altro. Si raccomanda di non utilizzare le chiamate telefoniche, nella difficoltà di assicurare risposte tempestive. Sarà anche possibile richiedere l’inserimento nel fascicolo telematico, della copia dei verbali di udienza, ove non già presenti.

Modalità depositi atti introduttivi
Il deposito delle iscrizioni a ruolo e delle costituzioni in giudizio, in via cartacea, potrà essere eseguito presso i Front-Office, utilizzando, ove consentito dai tempi, il sistema di prenotazioni. Si raccomanda, comunque, di preferire il deposito telematico, in considerazione della prossima adozione per legge, in via esclusiva, di tale modalità.

Pagamenti telematici
Il pagamento del contributo unificato e delle marche per diritti di copia ed altro potrà essere eseguito anche con il deposito delle marche lottomatica presso i Front-Office. Si consiglia in ogni caso di adottare il sistema di pagamento PagoPA, che può essere eseguito senza alcuna difficoltà dallo studio e garantisce maggiore sicurezza nella circolazione dei valori, oltre a dover essere adottato a breve per legge come sistema esclusivo di pagamento.

Tutte le indicazioni sono uniformemente valide sia per gli uffici del Tribunale civile che per quelli del Giudice di Pace. Precisando, altresì, che presso il GDP è stata attivata, da qualche giorno, la possibilità di iscrizione a ruolo cartacea presso il Front-Office, senza la preventiva prenotazione.

Le misure adottate sono comunque affidate alla collaborazione e ad una fattiva interazione tra avvocati e personale di cancelleria, anche nell’ottica di individuare le criticità, le difficoltà operative e i possibili miglioramenti da adottare nell’interesse di un più efficiente funzionamento degli uffici.

Prima della ripresa di settembre, si fisserà nuovo incontro per la verifica della efficacia delle misure indicate e per l’adeguamento alla situazione contingente anche alla luce di eventuali nuove disposizioni normative.

Seguirà incontro analogo per il settore penale.