Con il termine "Processo Civile Telematico" si riassume il sistema di servizi telematici che, gradualmente, affiancherà e sostituirà in larga parte le operazioni di cancelleria e di deposito e notifica di atti giudiziari. Il sistema è gestito dal Ministero della Giustizia – Ufficio del Responsabile per Sistemi Informativi automatizzati – e deve essere realizzato compiutamente con la collaborazione degli uffici giudiziari (magistrati, cancellieri, operatori) e degli Ordini degli Avvocati.
Dal 30 giugno 2014 «nei procedimenti civili, contenziosi o di volontaria giurisdizione, il deposito degli atti processuali e dei documenti da parte dei difensori delle parti ha luogo esclusivamente con modalità telematiche» (art. 16 bis d.l. 18 ottobre 2012 n. 179).
Queste in sintesi le funzioni:
La consultazione via internet
Tramite il sistema denominato "PolisWeb" è possibile per gli avvocati consultare via internet, in tempo reale, i dati e i documenti relativi ai procedimenti, nonché effettuare ricerche giurisprudenziali, presso tutti gli uffici giudiziari abilitati, anche fuori distretto e a breve presso la Corte di Cassazione.
Il deposito telematico degli atti di parte
L'infrastruttura consente il deposito telematico a valore legale di tutti gli atti civili, firmati digitalmente e trasmessi all'ufficio giudiziario – anche fuori distretto e a breve alla Corte di Cassazione – attraverso il sistema di posta elettronica certificata. Il sistema effettua la certificazione dello status del difensore sulla base di copia dell'albo inviato dall'ordine di appartenenza.
Maggiori informazioni si rinvengono nella sezione “deposito telematico”.
Richiesta e rilascio di copie semplici e autentiche
Tramite il punto di accesso, l'utente abilitato può richiedere telematicamente la copia semplice o autentica dell'atto e dei documenti. La copia di questi viene inviata alla casella di posta elettronica certificata, garantendo la certezza del mittente (l'ufficio giudiziario) e della trasmissione.
La redazione e il deposito telematico degli atti del giudice
Il giudice, attraverso apposite applicazioni integrate con i sistemi dei registri (dai quali recupera in automatico tutti i dati necessari), accede al fascicolo informatico e redige i propri provvedimenti, firmandoli digitalmente e depositandoli telematicamente in cancelleria, anche da fuori ufficio.
Archiviazione e conservazione
Tutti i documenti redatti in formato elettronico e depositati telematicamente, oppure scansionati, nonché tutte le ricevute di posta elettronica certificata, vengono archiviati nel sistema documentale, che assicura inoltre le funzioni di conservazione, a norma di legge.
I pagamenti telematici
L'infrastruttura consente il pagamento telematico del contributo unificato e di tutti i diritti previsti.
Applicazioni per i professionisti
Grazie all'adozione di protocolli e tecnologie standard, sia per la trasmissione che per i contenuti (web service e XML), i software di studio sul mercato sono in grado di accedere ai dati e ai documenti presso gli uffici giudiziari, permettendo al professionista di disporre di applicazioni integrate con tutte le funzioni telematiche necessarie.